회사원들이라면 누구나 보고서에 대한 스트레스를 받기 마련이다.
보고서를 처음 쓰는 사람도, 그리고 보고서를 오랫동안 써 온 사람도 항상 새로운 보고에 대한 스트레스는 어느 정도 겪게 되는 것 같다.
과연 어떻게 하면 보고서를 잘 쓸 수 있을까?
나도 회사원이기에, 조금 더 보고서를 잘 써 보고 싶어서 보고서 작성원리 70이라는 책을 읽어보았다.
이 책은 보고서를 작성하기 위한 기초적인 내용들을 70가지로 나누어서 설명한 책으로, 보고서를 조금이라도 더 잘 쓰고 싶은 사람들이 읽어보면 좋을만한 책이다.
책의 표지에는 70이라는 숫자가 큼지막하게 써 있고, 우측 상단에는 아마존재팬 베스트셀러라고 적혀있다.
보고서 잘 쓰는 법을 정리해 놓은 책이라기 보다는 70가지 원리들을 통해 보고서를 체계적으로 쓸 수 있도록 훈련하는 책이라고 하는 것이 더 맞지 않을까 싶다.
책을 읽기 시작하기 전에 일단 먼저 본인의 보고서 작성 타입을 진단해 보아야 한다.
총 22개의 질문에 대해 자신의 스타일에 맞춰 답을 작성한다.
무슨 심리 검사하듯이 본인의 보고서 작성 스타일에 대한 설문을 마치고 나면 자신의 보고서 작성 성향이 어떤지 보여주게 된다.
그리고 본인의 스타일에 맞춰 이 책의 어느 부분을 중점적으로 읽어야 하는지 설명을 해 준다.
보고서에 대한 기본적인 감이 잘 잡혀 있는 사람이라면 대부분 기본적인 원리와 마무리 부분을 중점적으로 읽으라고 가이드가 나올 것이다.
물론 가이드가 그렇게 나오더라도 책을 전체적으로 쭈욱 읽어보면 분명 많은 도움이 된다.
책 구석구석에 보고서 작성에 도움이 되는 좋은 팁들이 많이 숨어있기 때문이다.
보고서 작성의 순서는 크게 4가지로 나누어진다.
- 뼈대작성
- 초안 작성(문장, 표)
- 초안 작성(그림)
- 마무리 작업
위의 4가지 순서에 맞춰 세부적인 보고서 작성원리들이 이 책에 잘 기술되어 있다.
일단 보고서 작성을 위해서는 기본적인 뼈대를 잘 세워야 하고 살을 붙여나가야 한다.
살을 붙여 나가는 과정에서 보고를 지시한 사람과 적절한 커뮤니케이션을 해 가며 보고 방향을 잘 맞춰 가는 것 또한 중요한 요소 중 하나다.
책에서는 일반적인 회사 생활에서 사람들이 보고서 작성을 할 때 실수 할 수 있는 부분에 대해 설명을 해 준다.
초반에 실패 사례를 보여주고, 보고서 작성원리에 대한 설명을 해 준 후에 마지막 부분에서는 해당 목차에서 설명해 온 원리들에 대해 간략히 정리하는 순서로 구성이 되어 있다.
아래는 내가 이 책을 보면서 크게 공감했던 몇 가지 보고서 잘 쓰는법들이다.
먼저 PREP이라는 흐름.
PREP은 Point(주장), Reason(이유), Example(사례), Point(마무리)의 흐름을 나타내는 말이라고 한다.
기본적인 보고의 순서는 PREP이라는 흐름에 맞춰 진행하는 것이 보고서를 더욱 빛나게 해 주는 좋은 팁이다.
처음에 주장을 하고, 그 주장에 대한 이유를 댄 후에 이유에 설득력을 부여하는 각종 사례들을 더해주고, 다시한번 마무리 해 주는 구성.
어찌 보면 당연한 것 같지만, 보고서에서 이런 순서를 지키지 못하는 경우가 참 많은 것 같다.
PREP의 흐름에 맞춰 보고서를 작성하면 보고를 받는 사람도 더욱 이해하기 쉽고, 결국 성공적인 보고로 이어진다는 내용이다.
그리고 원리라기 보다는 몇 가지 실무적인 팁들도 얻을 수 있었는데, 글씨 서체부터 시작해서 글씨 크기, 그리고 여백을 잘 사용하면 더욱 멋진 보고서를 완성할 수 있다는 내용을 알 수 있었다.
물론 어떤 서식보다는 단단한 내용구성이 가장 중요하겠지만, 한눈에 보기 쉬운 보고서의 모양을 만들기 위해서는 서식과 관련된 팁들을 많이 알아두면 좋을 것 같다.
바로 위에서도 말했지만 보고서에서 가장 중요한 것은 단단한 내용구성이다.
그리고 바로 이어서 중요한 점은 문장을 얼마나 깔끔하게 쓰는지 여부.
문장은 가급적 정제된 단어들로 슬림하게 써야 보고서가 더욱 깔끔해 진다.
불필요한 말들을 빼버리고 꼭 필요한 단어들로 보고서를 작성하는 것이야말로 좋은 보고서를 만들기 위한 중요한 요소가 아닌가 싶다.
말을 많이 쓰는 것은 쉽다. 하지만 정말 꼭 필요한 말들로 의사를 전달하도록 글을 작성하는 것은 사실 그리 쉬운 일이 아니다.
문장을 슬림하게 만드는 일은 제법 힘이 드는 일이지만, 멋진 보고서 작성을 위해서는 피할 수 없는 일 중에 하나다.
그리고 이번에 보고서 작성원리 70이라는 책을 읽으면서 한 가지 새롭게 알게 된 사실이 있는데, 바로 셀병합 대신에 사용할 수 있는 다른 방법이 있다는 것이었다.
지금까지 나는 셀병합이 엑셀파일 작성에 있어 좋지 않은 것이라는 것을 알면서도 어쩔 수 없이 내용을 가운데 정렬하기 위해 셀병합을 해 왔다.
하지만 셀병합을 하지 않더라도 마우스로 영역을 선택하고, 셀서식-맞춤에서 ‘선택 영역의 가운데로’ 라는 옵션을 선택하면 셀병합을 한 것과 동일한 효과를 낸다는 것을 이번에 처음알았다.
셀병합이 되어 있으면 나중에 복사/붙여넣기 등 추가 편집을 할 때 불편한 점이 참 많다.
하지만 셀병합을 하지 않고도 가운데 정렬을 할 수 있다면 더욱 편리하게 워크시트를 수정할 수 있기에 앞으로 이 기능은 자주 사용할 예정이다.
정말 꼭 필요한 엑셀 팁 중의 하나를 이번에 알게 되어 너무나 기쁘다.
이 책이 보고서 작성원리를 설명하는 책인만큼 책장을 넘기다 보면 그래프의 사용법에 대해서도 잘 설명이 되어 있다.
보고의 목적에 따라 사용하게 되는 그래프는 서로 다른 종류를 선택하게 되는데, 만약 어떤 그래프를 선택해야 할 지 잘 모르겠다면 위의 예시에서 해당되는 그래프를 선택해서 보고서를 작성하면 될 것이다.
그래프 얘기가 나왔으니 말인데, 이 책에서는 3차원 그래프는 가급적 사용하지 않을 것을 권하고 있다.
3차원 그래프는 보고서 작성자 입장에서는 뭔가 있어보이고 깔끔하다고 생각할 수 있지만 복잡한 3차원 그래프는 한눈에 이해하기 힘들 수 있기에 가급적 3차원 그래프를 사용하지 말라고 한다.
나도 개인적으로 3차원 그래프를 한번씩 쓰곤 하는데, 앞으로는 최대한 제한적으로 사용해야 겠다.
화살표마다 사용법도 각각 다르다.
서로의 관계에 따라서 원형/다이아몬드/날카로운 화살표 등 그 용도가 조금씩 다르다.
화살표는 사실 아주 사소한 부분인데, 이런 부분들까지도 잘 확인해서 보고서를 작성한다면 더욱 잘 쓰여진 보고서가 될 거라 생각된다.
그 동안 그래프에 눈금선 그냥 남겨놓고 보고를 했었는데, 눈금선도 없어야 깔끔하다는 내용도 있었다.
이번에 책을 한번 쭈욱 읽어보면서 보고서 작성 팁들을 정말 많이 배우게 된 것 같다.
물론 이미 알고 있는 부분들도 많이 있었고, 그런 부분들은 과감히 스킵하며 책을 읽어나갔다.
보고서 작성의 A to Z라고 할 정도로 사소한 부분들 부터 고급 TIP들까지 골고루 잘 안내가 되어 있어 이 책은 누구에게나 충분히 도움이 될 수 있을 거라 생각된다.
그리고 책의 마지막 부분에는 부록이 있는데, 좀 더 실전에서 잘 사용할 수 있는 내용들이 적혀 있다.
그러고 보니 대부분의 엑셀 함수들이 내가 거의 매일같이 사용하는 함수들이다.
어찌 보면 회사 생활을 처음 시작하는 사회 초년생들이 보기에 좋은 책인 것 같기도 하고…
물론 이 책이 보고서를 조금 더 잘 쓰고 싶은 사람들 누구나에게 도움이 될 거라 생각하지만, 보고서 작성을 거의 해 보지 않은 사람들이 읽으면 더욱 많은 도움이 될 거라 생각한다.
보고서 작성자의 레벨이 상-중-하로 나뉜다면 중/하에 해당하는 사람들에게 정말 많은 도움이 될 수 있는 그런 책이라고 할 수 있겠다.
이 책이 많이 도움이 되긴 하겠지만, 보고서라는 단어 자체가 아직까지는 조금 어렵다.
그래도 이 책을 통해 보고서 작성원리에 대해 조금 더 이해도를 높였으니 다음번 부터는 보고서를 더 잘 쓸 수 있게 되길 희망하며 ‘보고서 작성원리70’ 후기를 마친다.
* 본 포스팅은 네이버카페 ‘IT동아 오피니언 리더’에서 도서를 무상으로 제공받아 작성되었습니다. *
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